GoBD-konforme E-Mail-Archivierung – rechtssicher & schneller arbeiten

Managed E-Mail-Archivierung

Erfüllen Sie die gesetzliche Archivierungspflicht und entlasten Sie gleichzeitig Ihre Mail-Systeme.

Mehr Geschwindigkeit. Weniger Speicherprobleme. Keine Sorgen bei Prüfungen.

Archivierung jetzt bestellen

Warum Sie E-Mails archivieren müssen.

Geschäftsrelevante E-Mails (z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge) sind nach AO und HGB aufbewahrungspflichtig.

Sie müssen 6–10 Jahre, je nach Inhalt ab 2025 teilweise 8 Jahre, unveränderbar archiviert werden.

Fehlt eine relevante E-Mail bei einer Prüfung, kann das zu:

  • Steuernachzahlungen
  • Hinzuschätzungen
  • Haftungsrisiken für die Geschäftsführung

führen.

Kurz: Archivierung ist gesetzliche Pflicht – kein „Nice to have“.

Warum es auch technisch sinnvoll ist.

  • E-Mail-Archive lösen typische IT-Probleme:
  • Outlook wird langsamer
  • Postfächer voll → Verwaltung nervt
  • PST-Dateien gehen kaputt oder verloren
  • Mailserver wächst unkontrolliert → Backup wird teuer & langsam

Mit unserer Archivierung:

  • Mails werden aus Postfächern ausgelagert
  • Systeme laufen messbar schneller
  • weniger Ausfälle und Supportaufwand
  • zentrale Verfügbarkeit – unabhängig vom Gerät
  • Weniger Speicher – mehr Geschwindigkeit.

Unsere Lösung:

ODV Managed Archive Service

Wir archivieren Ihre E-Mails vollautomatisch beim Senden & Empfangen, 
unveränderbar und revisionssicher – in deutschen Rechenzentren.

Ihre Vorteile:

  • GoBD- & DSGVO-konform
  • Prüfungssicher: Export für Prüfer jederzeit möglich
  • Technik entlastet: keine lokalen Daten, keine PST-Dateien mehr
  • Schneller Support durch unser erfahrenes ODV-Team

Rechtssicherheit ohne Mehraufwand – und gleichzeitig eine bessere IT-Performance.

Preis & Leistungen

E-Mail-Archivierung pro Postfach:  7,90 € / Monat

 

Inklusive:
  • Archivspeicher
  • Monitoring & Betreuung
  • regelmäßige Updates & Sicherheit
  • Mindestlaufzeit: 12 Monate
  • Installation: auf Wunsch durch ODV
    (Preis abhängig von Mail-Umgebung)
Archivierung jetzt bestellen

Perfekt geeignet für ...

  • kleine und mittlere Unternehmen, die nicht die Ressourcen haben, eine eigene große Archivierungsinfrastruktur aufzubauen.

     

  • Betriebe, die Ihre IT-Kosten senken wollen, weil eine Managed-Archiving-Lösung die eigene IT entlastet.

  • Unternehmen, die großen Wert auf Datensicherheit und Verfügbarkeit legen.

Unser Service

  • Installation und Einrichtung
  • Unveränderbare, revisionssichere Ablage Ihrer E-Mails
  • Sichere Datenablage auf deutschen Servern
  • Volle Zugriffskontrolle
  • Webbasierter Zugriff
  • Microsoft Outlook Integration möglich
  • 50 GB Speicher inklusive
weitere Informationen herunterladen

Ablauf – So einfach geht’s

 

1️⃣ Formular ausfüllen → Anzahl Postfächer angeben

2️⃣ Wir richten die Archivierung ein

3️⃣ Sie arbeiten wie gewohnt – nur schneller & rechtssicher

 

Fragen?

E-Mail-Archivierung sorgt für die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails. Die folgenden FAQs beantworten die wichtigsten Fragen rund um Anforderungen und Funktionen – kurz und verständlich.

Was bedeutet E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung ist die revisionssichere, langfristige Speicherung von E-Mails. Dabei werden E-Mails unveränderbar abgelegt, sodass sie jederzeit vollständig, korrekt und nachvollziehbar wiedergefunden werden können.

Ja – geschäftsrelevante E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht.

  • Schnelleres Outlook,
  • weniger Speicherprobleme,
  • höhere Stabilität.

Alles steuerlich oder geschäftlich Relevante: Angebote, Rechnungen, Aufträge etc.

Private oder Spam-Mails werden nicht archiviert.

  • Je nach Art der E-Mail gilt:

    • 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe

    • 10 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen

    Ab 2025 bei Buchungsbelegen i. d. R. 8 Jahre.

Revisionssicher heißt:

  • E-Mails können nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden

  • Jede Änderung ist protokolliert

  • Die Daten sind vollständig, richtig, geordnet und jederzeit verfügbar

Nein. Normale E-Mail-Postfächer gelten nicht als revisionssicher, da E-Mails dort gelöscht oder verändert werden können.

      • Backup: kurzfristige Datensicherung zur Wiederherstellung nach Ausfällen

      • Archivierung: langfristige, rechtssichere Aufbewahrung mit Suchfunktion

      Ein Backup ersetzt keine Archivierung.

Ja, es werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch archiviert, unabhängig davon, ob sie später gelöscht werden.

Ja. Es ist eine Volltextsuche möglich nach:

  • Absender / Empfänger

  • Betreff

  • Inhalt

  • Anhängen

  • Datum oder Zeitraum

Ja. Es ist eine Volltextsuche möglich nach:

  • Absender / Empfänger

  • Betreff

  • Inhalt

  • Anhängen

  • Datum oder Zeitraum

Ja. Es ist eine Volltextsuche möglich nach:

  • Absender / Empfänger

  • Betreff

  • Inhalt

  • Anhängen

  • Datum oder Zeitraum

Ja, grundsätzlich ist es möglich, E-Mails aus dem Archiv zu löschen, solange dies nicht mit der gesetzlich geforderten Vollständigkeit und Dauer der Aufbewahrung in Konflikt steht. In der Praxis ist es allerdings schwierig, zwischen archivierungspflichtigen und nicht archivierungspflichtigen E-Mails zu unterscheiden. Deshalb ist die Empfehlung, alle E-Mails zu archivieren.

Ja, wenn:

  • Zugriffsrechte klar geregelt sind

  • Nur notwendige Daten archiviert werden

  • Löschfristen eingehalten werden

  • Mitarbeiter informiert sind

Nach Fristende müssen E-Mails regelkonform gelöscht werden, sofern keine rechtlichen Gründe dagegensprechen.

Für Unternehmen, Selbstständige und Vereine, sobald sie geschäftliche E-Mails versenden oder empfangen.

Die Verantwortung zur Umsetzung der GoBD obliegt allein der Geschäftsleitung. § 162 AO, § 283 StBG, § 280 ff. BGB, § 241 Abs. 2 BGB und § 35 GewO gemeinsam mit § 6 GmbHG enthalten zahlreiche Sanktionsmöglichkeiten, daher sollte die Geschäftsleitung eine gute Abwägung zwischen Aufwand und Risiken treffen.

Unsere E-Mail-Archivierungslösung bietet neben der Rechtssicherheit zum Beispiel die schnelle Auffindbarkeit von älteren E-Mails sowie eine Sicherung der gesamten E-Mail-Daten. So sind bei unerwarteten Vorfällen
nicht sämtliche Daten verloren.

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